Hoy nos complace anunciar el lanzamiento de nuestra nueva herramienta de compliance en línea diseñada específicamente para el programa LIFE. Después de participar en más de 18 proyectos, nuestro equipo ha podido experimentar las dificultades de organizar y consolidar toda la información de acuerdo con las reglas de LIFE. Por lo tanto, se formó un grupo de trabajo en Transfer Consultancy para desarrollar un sistema fácil uso que no solo pudiera registrar los datos de acuerdo con las plantillas proporcionadas por la Comisión, sino que también ayudara a los socios a no cometer errores comunes.

Toda la herramienta está alojada en Google Drive y funciona con el servicio Google Spreadsheets. Una de las principales ventajas de nuestro sistema es trabajar siempre con documentos en línea, evitando la gran cantidad de correos electrónicos y el intercambio de diferentes versiones de documentos por correo electrónico. Además, todos los documentos se almacenan en la nube en una carpeta compartida (cada Beneficiario asociado define sus derechos de acceso), lo que permite a los socios y líderes saber fácilmente qué documentos ya se enviaron y cuáles faltan. Nuevamente, el sistema busca evitar tener diferentes documentos almacenados en varios servidores fuera de línea.

Si está planeando o participando en un proyecto del programa LIFE y desea utilizar nuestra herramienta, contáctenos. Si desea saber más sobre nuestra herramienta y ya tiene una comprensión de las reglas de LIFE, continúe leyendo. A continuación, explicaremos algunas de las características principales de nuestra herramienta de cumplimiento.

Un vistazo en nuestra herramienta

Nuestra herramienta de cumplimiento fue diseñada específicamente para el Programa LIFE basado en más de 21 años trabajando en proyectos LIFE. Una de las principales prioridades al desarrollar este sistema era garantizar la privacidad de toda la información. Por lo tanto, cada socio completará todos los datos de personal en un documento separado llamado Dashboard. Estos datos irían automáticamente al individual financial statement, protegido y oculto, dando más libertad para que otros empleados accedan al individual financial statement sin tener acceso a la información del personal.

El registro de horas utiliza la plantilla de los timesheets del programa LIFE como se puede ver a continuación. Toda la información completada se consolida automáticamente en el estado individual financial statement, sin necesidad de completar manualmente ninguna información en la pestaña Personal.

Para los coste de viaje, TRANSFER desarrolló una plantilla en la que el socio completa toda la información necesaria en esta declaración de viaje y va automáticamente a la pestaña Travel del individual financial statement. Además, la declaración de viaje identifica automáticamente si el IVA es elegible o no (para socios con IVA no recuperable se requieren cambios manuales)

Además, una pestaña de monitoreo en el individual financial statement permite a cada socio seguir y comparar sus gastos con el presupuesto de la propuesta. Todos los costes se desglosan por acción y por categoría de coste, lo que permite observar de cerca dónde está el gasto excesivo/insuficiente de cada socio.

El sistema todavía tiene muchas otras características, como crear nuevos timesheeets automáticamente, preparar documentos para enviar a la Comisión automáticamente, etc. Si está interesado en usar nuestro sistema o saber más sobre él, contáctenos y estaremos encantados de mostrarle todo puede hacer.